Hamburg, 03. April 2018
So geht Digitalisierung im Hotel: Im elektronischen Einkauf liegt der Gewinn
NOVUM Hospitality setzt mit HGK neue Maßstäbe im eProcurement – Automatisierung mit Künstlicher Intelligenz sorgt für erheblich mehr Effizienz im Lieferantenmanagement
Alles, was nicht sichtbar ist im Hotel, wird zunehmend digitalisiert: Just in der Effizienz des Back Office liegt ein Geheimnis des Erfolgs der NOVUM Hospitality. Die familiengeführte Hamburger Hotelgruppe setzt gemeinsam mit der HGK Hotel- und Gastronomie-Kauf eG aus Hannover neue Maßstäbe im eProcurement. Die All-in-Solution für elektronisches Bestellwesen “HGK-Order” wird mit dem automatisierten Kreditorenmanagement-System “HGK-BackOffice” verknüpft.
“In Sachen Effizienzsteigerung erreichen wir bereits erstaunliche Verbesserungen”, fasst Martin Stegner, Chief Information Officer (CIO) der NOVUM Hospitality, zusammen. Die enormen Erleichterungen der täglichen F&B- und FF&E-Bestellungen wirken sich gleich doppelt gewinnbringend aus: Der steigende Aufwand durch die internationale, starke Expansion in ganz Europa kann durch eine Teil- und Vollautomatisierung der komplexen Arbeitsvorgänge abgefedert werden – und die Schärfung des KI-basierten Controlling soll für positive Resultate bei der Entwicklung der Beschaffungsbudgets sorgen. Rund 20 Häuser der NOVUM Hospitality sind bis dato bereits mit den Systemen komplett ausgestattet. Bis Jahresende sollen alle rund 110 Hotels entsprechend eingerichtet sein.
Dr. Urban Uttenweiler, Vorstandsvorsitzender der HGK, merkt an: „Mit nur einem Login hat der Nutzer jederzeit alle für ihn relevanten Artikel, Sortimente, Lieferpartner und Konditionen im Blick. Mit HGK-Order werden Prozesse stringent vereinheitlicht und digital dargestellt – dies schafft Transparenz und deutliche Zeit- und Kostenvorteile.“
Ein zukünftiger Schlüsselfaktor ist schon heute die Nutzung KI-basierter Technologie. So werden bald zum Beispiel Neu- und Nachbestellungen mit der Bestellhistorie automatisch verglichen und signifikante Abweichungen zur manuellen Überprüfung erkannt und gemeldet. Ein weiterer Clou ist: F&B-Bestellungen werden entsprechend der Zimmerauslastung in den jeweiligen Hotels angepasst; durch eine Schnittstelle zum PMS von Protel soll somit sichergestellt werden, dass ausreichend Rohwaren für Frühstück, Restaurants und Bars stets in der Lieferkette sind.
Auch beim Prüfen von Rechnungen sorgt die Zusammenarbeit zwischen NOVUM Hospitality und HGK für erhebliche Kostensenkungen: Eine automatisierte Auswertung der Kreditoren nach Bestellgruppen deckt Abweichungen und Anomalien auf. Im Controlling werden somit Feinjustierungen passgenau vorgenommen. Künftig sollen hier auch Verträge und Kostennoten von Energielieferanten und Telekommunikationsdienstleistungen in der Einkaufsplanung eingebunden werden, so Martin Stegner.
Als nächste Aufgabe der Einkaufs-Digitalisierung packt der versierte Travel-Tech-Experte nun Vergleichsalgorithmen für Tagespreise von Lieferanten z.B. von schnell drehenden F&B-Rohwaren an. So soll weitere Kosteneffizienz erreicht werden – und genau hier liegt bekannt der Gewinn für eine schnell wachsende Hotelkette.
